Mein Posteingang: leer. Keine Panik-Nachricht mit „ich komme nicht rein", kein hektisches Hin-und-Her, keine Entschuldigungs-Spirale wie früher. Genau so ein ruhiger Vormittag brachte mich dazu, dieses Coachy-Tutorial zur Mitglieder-Verwaltung und zum Online-Kurs-Management aufzuschreiben.
Denn es gibt einen Irrtum, dem fast jede Coaching-Anfängerin irgendwann glaubt: dass man für den manuellen Kurs-Zugang entweder selbst programmieren können muss oder jemanden braucht, der es kann. Kompletter Unsinn. Und ich weiß das, weil ich genau diesen Fehler gemacht habe.
Mein erster Kurs entstand 2020, mitten im Chaos, technisch lief praktisch nichts richtig. Also dachte ich mir irgendwann: Dann lass ich mir eben eine eigene Lösung bauen. Ich beauftragte einen Webentwickler für ein maßgeschneidertes Zugangssystem. Ergebnis? Wochenlang kam nichts. Kein Prototyp, keine Rückmeldung, nur immer wieder „bin dran" auf meine Nachfragen.
Tobias Kraft, mein Freund und so etwas wie ein inoffizieller Tech-Mentor für mich, hat mir damals nur gesagt: Jedes Technik-Problem hat eine Schritt-für-Schritt-Lösung, man muss nur das richtige Menü finden. Er hatte recht. Ich brauchte keinen Entwickler. Ich brauchte einen Blick ins Coachy-Backend.
Der Mitglieder-Verwaltung-Mythos vom Entwickler
Manuell klingt nach Notlösung, nach Behelfsbrücke für den Notfall. Ist es aber nicht. Ob deine Teilnehmerin bar bezahlt, einen Kurs geschenkt bekommt oder du hast gerade erst mit dem Online Kurs Quiz erstellen angefangen und willst der Gewinnerin direkten Zugang schenken. Der manuelle Weg ist ein regulärer Teil der Mitglieder-Verwaltung, kein Hack für Ausnahmefälle.
Bei Coachy braucht es dafür kein Informatik-Studium. Ob Light Plan mit einem Kurs oder Premium Plan mit bis zu 25 Kursen, die Logik dahinter bleibt gleich. Wie eine Basis-Tomatensauce, die du für jedes Pasta-Gericht neu variierst, nur eben ohne Herd.
Wo versteckt sich der Button für den manuellen Zugang?
An meinem Schreibtisch, zwei Bildschirme nebeneinander, links läuft der Videoschnitt, rechts das Plattform-Backend, sitze ich fast täglich an genau dieser Stelle. Der Weg selbst ist unspektakulär: Reiter „Mitglieder" öffnen, oben rechts auf „Mitglied hinzufügen" oder „Zugang manuell gewähren" klicken. Ein Fenster öffnet sich, aufgeräumt wie mein Yoga-Bereich auf dem Parkett nebenan. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse.
Danach wählst du aus, für welchen Kurs der Zugang gelten soll. Beim Deluxe Plan stehen theoretisch hundert Kurse zur Auswahl, realistisch pickst du den einen, für den die Person gerade brennt.
Willkommens-Mail automatisch verschicken lassen
Hier liegt der Unterschied zu meinem 2020er-Chaos, als ich jede Mail selbst tippen musste. Bei Coachy setzt du einen Haken bei „Zugangsdaten per E-Mail senden", klickst auf Speichern, fertig. Die Person bekommt ihre Login-Daten automatisch, sauber formatiert, ohne dass du eine Zeile schreibst.
Weil Coachy eine deutsche Plattform ist, läuft das Ganze auch in Sachen DSGVO sicher – die Daten wandern nicht irgendwohin, wo sie nicht hingehören. Du trägst die Angaben ein, die Plattform kümmert sich um den Rest.
Ziehst du gerade von einer anderen Plattform um und willst gleich eine ganze Gruppe übertragen, gibt es dazu einen eigenen Beitrag zum Thema Mentortools Mitglieder importieren – die Plattform-Wahl entscheidet dabei oft mehr über den Aufwand als die Technik selbst.
Marcus Böhm, ein Fitnesstrainer aus Hamburg und Teil meiner Community, hat mich genau danach gefragt: Eine Teilnehmerin, die per Überweisung statt Kreditkarte gezahlt hatte, sollte trotzdem sofort reinkommen. Ein paar Klicks später hatte sie Zugang.
Handarbeit stößt irgendwann an ihre Grenzen
Trotzdem, ganz ohne Grenzen ist die manuelle Lösung nicht. Für Einzelfälle ist sie perfekt, für Masse wird sie anstrengend, wie Pizzateig von Hand kneten: für zwei Personen meditativ, für hundert Gäste reiner Stress.
Eine einfache Faustregel hilft hier weiter: Legst du täglich mehr als fünf Personen von Hand an, ist der Punkt erreicht, an dem sich eine Zahlungsintegration lohnt. Coachy lässt sich mit Anbietern wie Digistore24 verknüpfen, und wer will, bringt über Zapier noch mehr Automatisierung ins Spiel, etwa damit jemand automatisch Zugang bekommt, sobald er einen Termin bucht. Genau darum geht es auch beim Thema Coachy mit Calendly verbinden.
Der manuelle Weg umgeht externe Zahlungsanbieter komplett. Praktisch, um Gebühren zu sparen, wenn du sowieso per Rechnung arbeitest. Mehr Aufwand für deine Buchhaltung bleibt trotzdem.
Mein Rat für den Moment der Unsicherheit
Das hätte ich mir beim Start meines ersten Kurses gewünscht zu wissen: Manuell ist kein Zeichen von schlechtem Aufbau deiner Kurs-Struktur, sondern ein Werkzeug für Momente, in denen ein Mensch vor einer Automatisierung stehen sollte, nicht umgekehrt.
Seit ich es so handhabe, landet keine einzige Mail mehr in meinem Postfach, in der jemand schreibt, er komme nicht rein. Kein Flattern im Bauch, keine Entschuldigungs-Runde. Nur ein Klick, und jemand ist drin.
Neulich, nach einer Laufrunde im Olympiapark, kam genau so eine Anfrage rein, bar bezahlt, sofortiger Wunsch loszulegen. Ein paar Klicks im Backend, ein Häkchen bei der Willkommens-Mail, fertig. Kein Programmieraufwand, keine Warteschleife. Nur du, dein Coachy-Dashboard und ein Mensch, der reinwill.